Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : septembre 2026
Qui est responsable de quoi
Deux régimes coexistent, et ils n'ont pas le même interlocuteur.
- Solonia est responsable de traitement pour ce qui fait fonctionner le service auprès de l'avocat : compte, abonnement et facturation, sécurité, mesure d'audience des pages publiques, réponses à vos messages.
- Le cabinet d'avocats est responsable de traitement pour ses dossiers : identité et coordonnées des clients, pièces, consultations, mémos, rendez-vous. Solonia n'y agit qu'en sous-traitant, sur les instructions du cabinet.
Conséquence pratique : si vous êtes client d'un cabinet et que vous souhaitez exercer vos droits sur un dossier, adressez-vous d'abord à votre avocat. Nous l'assistons, nous ne décidons pas à sa place.
Contact Solonia : contact@solonia.fr.
Traitements dont Solonia est responsable
| Finalité | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Créer et tenir votre compte avocat | E-mail, nom affiché, préférences, dernière connexion | Exécution du contrat qui nous lie (art. 6.1.b RGPD) | Durée du compte. Un compte sans connexion depuis 3 ans est dépersonnalisé, après deux relances par e-mail. |
| Gérer l'abonnement et la facturation | Identifiants Stripe, statut et échéance d'abonnement | Exécution du contrat, et obligation légale pour les pièces comptables (art. 6.1.b et 6.1.c) | Durée de l'abonnement, puis 10 ans pour les pièces comptables (art. L123-22 C. com.). |
| Sécuriser le service et prévenir les abus | Adresse IP, compteurs de limitation de débit, journaux techniques ; numéro de téléphone de sécurité, empreintes des codes SMS et état des vérifications | Intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs (art. 6.1.f) | 30 jours pour les compteurs de limitation. Téléphone conservé pendant la durée du compte ; vérifications SMS de plus de 2 jours supprimées par une purge quotidienne. Codes valables 5 minutes, autorisations de changement de mot de passe 10 minutes. Les journaux techniques suivent la durée fixée par l'hébergeur. |
| Comprendre la navigation sur les pages publiques avec PostHog | Pages publiques consultées, clics, défilement, temps d'affichage des sections, catégorie de provenance et caractéristiques générales de l'appareil ; identifiant aléatoire de navigateur limité à la session | Consentement préalable et facultatif (art. 6.1.a RGPD) | Historique des événements : un an au maximum. Choix de consentement : six mois. Espace avocat, pages d'authentification et portail client exclus. |
| Comprendre les difficultés de navigation par relecture de session | Reconstitution du contenu public affiché et des interactions (clics, défilement), avec les champs saisis masqués ; sans contenus de dossiers ni enregistrement audio ou vidéo | Consentement préalable, facultatif et distinct des statistiques (art. 6.1.a RGPD) | Relectures conservées 30 jours dans PostHog Cloud Europe. |
| Répondre à vos messages | Adresse e-mail et contenu du message | Intérêt légitime à traiter une demande que vous nous adressez (art. 6.1.f) | 3 ans après le dernier échange. |
Vos choix de mesure d’audience
PostHog Cloud Europe (hébergement à Francfort, Allemagne) nous aide à améliorer les pages de présentation de Solonia. Vous pouvez accepter les statistiques et la relecture de navigation séparément, tout refuser, puis modifier votre choix à tout moment. Aucun chargement de PostHog n’a lieu avant votre accord. Le refus n’empêche pas l’utilisation du site.
Le choix est mémorisé six mois dans le stockage local de votre navigateur. Après accord, un identifiant aléatoire est enregistré dans le stockage de session. Nous ne le rapprochons pas de votre compte avocat. Les adresses IP sont écartées des événements stockés ; les paramètres d’URL et les référents bruts ne sont pas transmis dans les statistiques. Les relectures excluent les pages avec des paramètres d’URL, les formulaires et toutes les pages privées.
Le temps d’affichage et le défilement sont des indices de consultation : ils ne permettent pas de savoir si un texte a réellement été lu. Le retrait du consentement arrête la collecte future ; pour exercer vos droits sur des données déjà collectées, contactez-nous à l’adresse indiquée ci-dessous.
Traitements réalisés pour le compte du cabinet
Les durées ci-dessous sont les réglages par défaut de Solonia. Le cabinet, responsable du traitement, peut demander à les ajuster ou à suspendre une suppression (litige en cours, obligation particulière).
| Finalité | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Tenir les dossiers, pièces et informations clients | Intitulé, identité et coordonnées du client, pièces déposées, demandes, fiche de connaissance client | Déterminée par le cabinet, généralement l'exécution de son mandat et ses obligations professionnelles | Par défaut 5 ans après la clôture du dossier, avec un préavis de 30 jours à l'avocat. Le cabinet peut demander la suspension de cette durée. |
| Enregistrer et retranscrire une consultation | Enregistrement audio, transcription, mémo | Consentement du client, recueilli avant tout enregistrement (art. 6.1.a) | Audio supprimé 30 jours après validation du mémo, et dans tous les cas 6 mois au plus après l'enregistrement. La transcription et le mémo suivent le dossier. |
| Assister le travail du cabinet (transcription, OCR, synthèse, classement) | Contenu des pièces et des consultations du dossier concerné | Déterminée par le cabinet, sur ses instructions documentées | Aucune conservation chez le prestataire d'IA au titre de ce traitement ; les résultats suivent le dossier. |
| Synchroniser les rendez-vous avec l'agenda de l'avocat | Titre, lieu et notes du rendez-vous | Consentement de l'avocat, donné en connectant son agenda (art. 6.1.a) | Jusqu'à déconnexion de l'agenda. Les copies créées par Solonia sont retirées à la fermeture du compte. |
Ce que les suppressions font vraiment
- Supprimer un dossier efface ses pièces et les enregistrements audio de ses consultations.
- Supprimer votre compte efface vos dossiers non partagés et leurs fichiers, annule votre abonnement, retire du calendrier Google les rendez-vous que Solonia y avait copiés et révoque la connexion.
- Un fichier dont l'effacement échoue reste inscrit dans une file de reprise jusqu'à ce qu'il soit réellement supprimé. Nous ne déclarons pas un effacement complet tant qu'il ne l'est pas.
- Les pièces comptables liées à la facturation sont conservées séparément pendant la durée légale.
Hébergement et sous-traitants
Les données applicatives sont hébergées en Union européenne. La liste nominative des prestataires, leur rôle, leur localisation et les garanties de transfert applicables figurent sur la page sous-traitants.
Intelligence artificielle
La transcription, l'OCR, la synthèse et la classification de pièces passent par un prestataire d'assistance automatisée identifié sur la page sous-traitants, dans le seul but d'exécuter la fonctionnalité demandée. Vos contenus ne servent pas à entraîner de modèles.
L'aperçu de transcription affiché pendant un enregistrement est calculé sur votre appareil. Si votre navigateur ne sait pas le faire localement, l'aperçu reste éteint : nous ne confions pas l'audio d'une consultation à un service de reconnaissance vocale tiers.
Les mémos et catégories produits sont des brouillons à relire : des aides à la prise de notes, pas des avis juridiques.
Accès aux dossiers
Un dossier est accessible à son propriétaire et aux confrères du même cabinet auxquels le propriétaire l'a explicitement partagé. Un membre du cabinet ne voit pas automatiquement les dossiers des autres. Le partage est retirable à tout moment, et coupe l'accès immédiatement.
Le lien remis à un client donne accès au seul dossier concerné, et expire. Il ne donne jamais accès aux autres affaires du cabinet.
Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition.
Lorsque le traitement repose sur votre consentement — l'enregistrement d'une consultation, la connexion de l'agenda — vous pouvez le retirer à tout moment, sans avoir à vous justifier. Le retrait vaut pour l'avenir et ne remet pas en cause ce qui a été fait auparavant.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@solonia.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe. Ce canal reste ouvert même après la fin de votre abonnement. L'export disponible depuis votre espace est un export métier : il ne couvre pas toutes les catégories de données, et son contenu exact est décrit dans le fichier qui l'accompagne.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Secret professionnel
Solonia est conçu pour accompagner le respect du secret professionnel de l'avocat. Les éléments les plus sensibles — transcriptions, mémos, pièces — sont protégés par un coffre-fort dont la clé dépend d'un code choisi par l'avocat. L'avocat demeure responsable de l'usage qu'il fait du service dans le cadre de son exercice.