Collecte des pièces pour avocats
Collectez les pièces clients dans leur dossier.
Un contrat dans un courriel, une facture en photo : la préparation commence par réunir les documents. Solonia permet de demander les pièces attendues et de les recevoir dans le dossier concerné, grâce à un lien de dépôt accessible à votre client sans création de compte.
Voir comment ça fonctionne- Un lien de dépôt propre au dossier
- Des demandes précises, avec vos consignes
- Une vue sur les pièces reçues et attendues
Une liste de collecte, concrètement.
Exemple pédagogique entièrement fictif : une liste de suivi pour un dossier de prestation entre Atelier Lune et Studio Rivage.
- Devis accepté
- Reçu — contrôler que toutes les pages sont présentes.Document fictif : devis-atelier-lune.pdf
- Facture de juin
- Reçue — rapprocher la référence de celle indiquée dans le devis.Document fictif : facture-juin.pdf
- Échanges sur la livraison
- En attente — demander le fil complet avec les dates visibles.
- Annexe au devis
- En attente — vérifier avec le client si une annexe a été remise.
Vous disposez d’un point de départ pour votre prochain échange : deux documents à contrôler et deux demandes encore ouvertes.
Dans votre pratique
Du document demandé à la pièce reçue.
Précisez ce que vous attendez
Créez une demande avec un intitulé, une catégorie et une description facultative. Précisez la période ou la version recherchée pour guider le client.
Partagez le lien du dossier
Votre client consulte les demandes et dépose ses fichiers depuis son navigateur. À la création d’une demande, vous pouvez le prévenir par courriel.
Contrôlez les documents reçus
Retrouvez les fichiers et l’état des demandes dans le dossier. Vérifiez leur lisibilité, leur contenu et leur correspondance avec votre besoin.
Une demande compréhensible
Le client sait quoi vous transmettre.
Une demande comme « les justificatifs » laisse place à l’interprétation. Préférez un intitulé concret : « Facture du 12 juin et ses éventuelles annexes ». La description précise le document attendu et évite de devoir réexpliquer la demande.
Adaptez la liste aux éléments déjà disponibles. Demander une pièce ne signifie pas qu’elle existe ni que le client la possède. Un document attendu reste un point à éclaircir ; la liste ne détermine pas si le dossier est complet sur le plan juridique.
- Nommez le document avec les mots que votre client reconnaît.
- Précisez la période, la date ou la version recherchée.
- Consultez les pièces déjà reçues avant de créer une nouvelle demande.
Une réception à vérifier
Reçu ne veut pas encore dire exploitable.
Le suivi distingue les demandes en attente et les pièces reçues. Lorsqu’un dépôt répond à une demande, son état peut être mis à jour. Ce repère aide à reprendre le travail là où il en est ; il ne remplace pas votre contrôle du document.
Une photographie peut être coupée ou une annexe manquer. Solonia peut signaler des doublons et des similitudes à examiner. Vous vérifiez le contenu et la version à retenir. Les documents analysés peuvent ensuite alimenter la synthèse du dossier.
Vos questions
Pour aller plus loin
Mon client doit-il créer un compte pour déposer ses pièces ?
Non. Le lien propre au dossier ouvre un portail dans son navigateur. Il peut y consulter les demandes et transmettre ses fichiers sans inscription ni application à installer.
Quels types de fichiers le portail accepte-t-il ?
Le portail accepte notamment les PDF, images et documents DOC, DOCX, ODT ou TXT. Déposer un fichier ne garantit pas que son contenu pourra être analysé : sa lisibilité et son format restent déterminants.
Puis-je ajouter une consigne à une demande de pièce ?
Oui. Ajoutez une description pour préciser une période, demander les annexes ou expliquer quelle version du document vous recherchez.
Solonia relance-t-il automatiquement mon client ?
À la création d’une demande, vous pouvez choisir d’envoyer une notification par courriel si les coordonnées du client sont renseignées. Le suivi des pièces attendues vous aide ensuite à préparer vos relances ; il ne constitue pas une campagne automatique de rappels.
Une demande marquée reçue signifie-t-elle que la pièce est validée ?
Non. Cet état indique qu’un document a été rattaché à la demande. Il reste à vérifier qu’il correspond à votre besoin, qu’il est complet et que ses informations sont exploitables.
Consultez aussi les tarifs et conditions d’essai, notre politique de confidentialité et la liste des sous-traitants.
Réunissez les pièces de votre prochain dossier.
Avec Solonia, demandez les documents utiles à votre client et retrouvez les pièces reçues au même endroit.
Carte bancaire demandée. Sans prélèvement pendant l’essai.